Как вы проводите «летучки» (планерки, собрания, совещания)? У кого-то это похоже на монолог выступающего (руководителя) и покорное кивание в ответ, а потом обсуждение в курилке «мы то знаем, что делать нужно совсем не так…». Или еще вариант: собрались, поболтали, разошлись — можно было и не собираться. И прочие вариации.
Давайте разберем необходимый минимум информации, который должен звучать и фиксироваться на собрании.
1. Постановка целей на определенный период. Сотрудники перечисляют свои цели и задачи на заявленный период. Коротко проговаривают способы достижения цели.
2. Отчет о проделанной работе за период. Персонал перечисляет: какие предприняты шаги, действия по выполнению задач, достижению цели. Рассказывает о достижение запланированных и незапланированных результатов. Важно дать высказаться каждому. Можно отвести определенное время, например 1,5 – 2 минуты, этого будет достаточно и совещание не затянется.
3. Перечислить «минусы» в работе (что мешало, почему не получалось). Рассказать о путях преодоления препятствий (какие конкретные способы, действия предприняты, чтобы приблизиться к результату).
4. Перечислить «плюсы» в работе. Закрепить положительный результат, поделиться опытом «почему получилось, как получилось, какие способы оказались эффективными». На выступление каждого участника планерки отводится не более 5 минут (четко, грамотно, по делу). Чем больше людей участвует в совещании – тем меньше времени дается на выступление одного сотрудника, тем четче и конкретнее должен быть ответ. На собраниях дирекции, руководителей время выступления зависит от объема вопросов, рассматриваемых выступающим. Чтобы обмен информацией был более эффективным, а сотрудники понимали ответственность за результат, исключите пустые фразы: «у нас всё нормально», «не знаю, что делать», «не дозвонился», «не знал, был на выходном», «а мне никто не сказал», «это невозможно» и т.д. Важные моменты поведения на «летучке»:
- Сотрудник не жалуется, а предлагает (способы, пути решения, аргументы)!
- Сотрудник не молчит, а говорит!
- Сотрудник не «держит информацию в голове», а ведет ежедневник!
- Сотрудник не обвиняет других и обстоятельства, а берёт ответственность!
- Руководитель не критикует личность, а конструктивно обсуждает действия и результаты!
- Руководитель слушает мнения и высказывается последним, т.е. руководит процессом.
Такой способ построения собраний: цель – способы достижения – результат – новая цель, упорядочит поток информации и привнесет ясность в решение рабочих вопросов.
Успехов и Радости!
Наталья Лебединова